Empresas especializadas em administração condominial são responsáveis por auxiliar o síndico a realizar a gestão financeira, trabalhista, jurídica e administrativa do condomínio.
Uma boa administradora pode poupar o condomínio de diversos problemas, incluindo inadimplência, processos trabalhistas, conflitos entre os moradores e falhas de segurança.
Quando a administradora não satisfaz as necessidades dos condôminos, dos moradores e do próprio síndico, é hora de contratar uma empresa mais adequada.
Para essa nova contratação, é preciso iniciar o processo de transferência de administradora. Pode parecer assustador, mas se a transferência for organizada e detalhadamente supervisionada, é um processo tranquilo e uma ótima forma de o condomínio passar para sua próxima fase.
Neste artigo, entenda o que é necessário para realizar a transferência entre administradoras, qual é o papel do síndico, e como a nova administração pode ajudar.
Vamo dá-lhe? Boa leitura!
Motivos para trocar de administradora
O artigo 1.348 do Código Civil garante a possibilidade de transferência de poderes de representação ou função administrativa do condomínio, do síndico a outrem, caso não haja disposição em contrário da Convenção de Condomínio.
Escolher contratar uma administradora de condomínios competente é uma ótima maneira de manter a saúde financeira e jurídica do condomínio, bem como pela organização, conforto e boa convivência entre os moradores.
Às vezes, entretanto, a empresa contratada não alcança as necessidades do condomínio, por diversos motivos.
Quais motivos são esses? Entenda a seguir.
A empresa peca pela falta de organização
Organizar e aliviar a carga de trabalho do síndico é um dos principais motivos que levam o condomínio a contratar uma administradora.
Se o síndico percebe que há dificuldade de contatar o consultor, há morosidade nos pagamentos e a cultura de feedback é ruim, isso mais atrapalha que ajuda.
Assim, o condomínio acaba acumulando problemas, que se manifestam de repente, e podem gerar um choque financeiro, necessidade de tomada de decisões urgentes, “apagar incêndios”, o que gera mal-estar entre os moradores, minando a credibilidade do síndico.
Sistemas de gestão ultrapassados e falhos
Atualmente é raro encontrar uma empresa que não ofereça uma solução tecnológica para apoiar a administração.
Os aplicativos de gestão são comuns, mas nem todos realmente facilitam a prestação de contas, a transparência e a comodidade dos moradores.
Frequentemente esses sistemas só transferem para a atmosfera digital a mesma burocracia e dificuldade da gestão “analógica” e, embora o condomínio pague pelo serviço, ele na verdade não é útil.
Preço
Por fim, e esse problema às vezes se confunde com outros, os custos elevados da administradora simplesmente não cabem no orçamento do condomínio.
Então, o síndico procura uma empresa que possa oferecer um serviço de qualidade com menor preço.
Esses são apenas alguns dos motivos que levam um condomínio a precisar realizar a transferência entre administradoras.
Agora, entenda como funciona esse processo e como organizar tudo para que a transferência da gestão seja rápida e eficiente.
Como realizar a troca de administradora de condomínio
Então, tu decidiu: sendo síndico, cabe a ti escolher qual administradora contratar… Mas, e aí? Como funciona o processo de transferência?
Precisa de aprovação em assembleia?
No caso da transferência de administradora, essa pergunta sempre pega.
O que ocorre é que, atualmente, não há na legislação uma cláusula que exija assembleia para aprovar troca de administradora, pois essa decisão é uma das atribuições do síndico.
Algumas administradoras podem inserir essa cláusula no contrato — a necessidade de aprovação em assembleia para rescindir o contrato — mas há jurisprudência de que essa cláusula é abusiva, com cerceamento do direito de escolha do Condomínio.
De qualquer maneira, para cada condomínio é uma realidade diferente. Há síndicos que preferem sempre aprovar em assembleia para evitar questionamentos, e compartilhar a responsabilidade quando da troca.
O que fica recomendado pela Aliança é que, se há cláusula no contrato exigindo aprovação da troca em assembleia, que esta seja sim realizada, ou antes, para aprovação, ou depois da troca, para ratificação.
O que é necessário para transferir a administração do condomínio
Basicamente, todos os documentos pertinentes à administração condominial precisam ser repassados para a nova empresa.
Vamos destacar alguns deles, que podem ser dispostos em 4 categorias: documentos legais e institucionais; registros de administração e comunicação; documentos relacionados às finanças; e encargos trabalhistas e obrigações sociais.
Documentos Jurídicos e Legais
- Apólices de Seguro
- Cartão de CNPJ
- Escritura de Convenção
- Regulamento Interno
- Livros de Atas de assembleia
Documentos Trabalhistas
- Folhas de Ponto de Funcionários
- Laudos PCMSO/PPRA
- Livro de Inspeção do Trabalho
Documentos Financeiros
- Pastas de Prestações de Contas
- Planilhas de Orçamentos
- Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais)
Documentos Técnicos e Operacionais
- Contratos (manutenção, etc.)
- Plantas do Condomínio
- Certificados Operacionais e Ocupacionais
(PPRA, PCMSO, PDSA – Proteção de surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura, Desinsetização)
Além das certidões, como: INSS, FGTS, ações criminais, trabalhistas, dentre outras.
Todos esses e os demais documentos do condomínio devem ser repassados, junto a uma carta com o controle da entrega. Isso garante a organização e a transparência na transmissão de informações.
Um ponto de atenção importante são os contratos, que devem estar organizados em categorias: o que já foi ou está sendo assinado, quais contratos rescindiram, especificação de valores e prazos, etc.
Atente-se, portanto, ao arquivamento adequado dos documentos e contas condominiais!
Como fazer a transferência
I. Entrega de documentos
Nesse momento, a administradora antiga entrega a pasta do condomínio. É dever do síndico preparar uma carta listando todos os documentos entregues — essa carta precisa ser assinada por quem entrega e por quem recebe, como um recibo, para evitar dúvidas ou perdas.
II. Retenção de documentos
Nenhum documento pode ser retido pelo síndico que está deixando o cargo, ou pela antiga administradora. Se o síndico notar a falta de algo, é necessário registrar a ausência e solicitar à antiga administradora.
III. Irregularidades
Qualquer erro ou problema encontrado na gestão anterior deve ser esclarecido pelo responsável.
IV. Conselho e assembleia
Se há possibilidade de correção do erro, sem o entendimento de má-fé, é possível resolver o problema internamente. Entretanto, se não houver justificativa para o erro, é preciso que o Conselho delibere e, caso necessário, convoque uma assembleia para decidir como o assunto será resolvido.
V. Ação judicial
Quando a assembleia entende que houve prejuízo ou má-fé, o condomínio pode entrar com uma ação contra o síndico.
Conclusão
É natural que o síndico decida trocar de administradora quando a atual não tem mais atendido suas necessidades e as do condomínio.
O processo de escolha da nova prestadora de serviços deve ser minucioso, pois, a relação entre o condomínio e administradora deve ser pautada na dedicação e principalmente na transparência.
Uma vez escolhida, a nova administradora precisa receber todos os documentos do condomínio, em detalhe. Isso é fundamental, e é preciso controlar quais documentos foram entregues.
Se a nova administradora ou o síndico perceberem que algo importante está faltando, é preciso cobrar; se houver resistência ou morosidade da antiga empresa, ações judiciais podem ser necessárias.
Por isso, para realizar a transição, é fundamental atenção, organização e transparência por parte de todos os envolvidos.
A Aliança Condomínios, que sabe da importância desse processo, tem um setor exclusivo especializado em transição, com profissionais experientes e preparados para uma experiência mais tranquila e efetiva na troca de administradora.
Quando tu vem pra Aliança, a gente organiza as contas, os documentos e as necessidades do teu condomínio de forma próxima, eficiente e qualificada.
Vem pra Aliança, Tchê!
