Uma pesquisa do IBGE de 2022, 13,3 milhões de endereços do país estão situados dentro de condomínios, correspondendo a 1 em cada 8, e esse número tende a aumentar.
Segundo Rodrigo Karpat, advogado especialista em direito condominial e autor do livro “Questões Recorrentes da Vida em Condomínio”¹, para que a vida nessa microssociedade seja harmoniosa, é indispensável uma gestão profissional, ou seja, uma administradora.
No contexto do direito civil, “condomínio” significa, em resumo, “domínio em comum”, ou seja, o direito de um conjunto de pessoas sobre o mesmo objeto.
A consequência disso é uma série de vantagens que a vida em condomínio gera para os habitantes, e por isso tem se tornado tão atrativa nos dias atuais.
Mas, ao mesmo tempo, a necessidade de dividir o direito sobre uma só coisa pode gerar uma série de conflitos e problemas, caso não haja suporte profissional.
Paralelamente, embora não tenha personalidade jurídica, o condomínio pode praticar alguns atos como se tivesse.
Essa questão é debatida entre autores e juristas; vamos voltar a nossa atenção ao seguinte: um condomínio possui CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), possui representante legal, pode contratar funcionários e paga tributos.
Para todos os efeitos, ele funciona como uma empresa, com todas as suas complexidades.
Por esse motivo, uma boa administração condominial precisa ser profissional. Neste artigo, você vai entender o que é a administração de condomínios, por que ela é vantajosa, quais são as responsabilidades da administração, seus desafios, e as novas tendências esperadas para esse mercado.
O que é administração de condomínios?
A administração de condomínios profissional é o conjunto de atividades voltadas à organização, padronização e coordenação dos recursos do condomínio — humanos, financeiros e estruturais.
Envolve, portanto, o planejamento e a execução de ações que garantem a manutenção, a segurança e a harmonia da vida condominial, sempre a serviço dos condôminos, moradores e demais partes interessadas.
São atribuições da administradora de condomínio²:
- Seleção e contratação de funcionários, atualização das carteiras de trabalho e rescisões de contrato;
- Recolhimento para INSS (funcionários, autônomos e fornecedores de mão de obra); recolhimento para FGTS, PIS e sindicatos;
- Declarações exigidas pela Receita Federal ou MTE;
- Elaboração de editais de convocação para assembleia, bem como submissão à aprovação do síndico;
- Representação em juízo, quando possuir esse poder;
- Elaboração de convenções, regulamentos, atas, orçamentos;
- Emissão e cobrança de cotas;
- Controle de inadimplência e ações legais;
- Pagamentos de fornecedores, impostos e taxas;
- Elaboração da folha de pagamento e informe de rendimentos;
- Contratações para vistorias periódicas;
- Prestação de contas (demonstrativos);
- Assessoria e auxílio ao contratar seguros; elaboração de comunicados;
- Cumprimento de cláusulas previstas na Convenção Coletiva de Trabalho.
Ou seja, a administradora de condomínio tem um papel amplo, de domínio técnico e especializado, incluindo as áreas de contabilidade, legislação trabalhista, normas e regulamentos e gestão de pessoas.
A administradora de condomínio é uma parceira estratégica do síndico, e oferece suporte para que a organização funcione de maneira regular, segura e eficiente.
Sindicância e administração: qual o lugar de cada uma?
A sindicância é obrigatória: todo condomínio precisa ter a figura do síndico, pessoa física.
Previsto pelo art. 1.347 do Código Civil, o síndico é o representante legal do condomínio, e possui responsabilidade civil, administrativa e, dependendo do caso, criminal.
A administração ou gestão de condomínio, por sua vez, é prestada por uma empresa especializada, pessoa jurídica, contratada pelo condomínio por aprovação em assembleia.
Uma administradora profissional de condomínios deve ser entendida como o apoio técnico-operacional ao síndico.
Dessa forma, ela não possui poder de decisão autônomo; a administradora somente executa funções com a autorização ou com delegação do síndico.
Outra forma de entender essa divisão é, ainda segundo Karpat¹, é:
- Síndico: função executiva no condomínio;
- Assembleia: órgão deliberativo;
- Administradora: órgão consultivo.
Entretanto, a administradora pode exercer algumas funções administrativas, inicialmente exclusivas do síndico, mediante delegação aprovada em assembleia, como estabelece o art. 1.348, parágrafo 2, do Código Civil:
“O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.”
Modelos de administração de condomínios
Considerando a sindicância e a administração, podemos ter alguns modelos administrativos dentro do condomínio.
- Síndico morador (síndico condômino): o síndico é morador eleito em assembleia para assumir a sindicância. Conhece as rotinas e necessidades do condomínio, mas pode não possuir formação técnica.
O síndico morador pode ter mais proximidade com os moradores e gera menor custo, pois pode receber ou salário fixado em assembleia, ou isenção de taxa condominial, ou outro tipo de compensação.
Pela possível falta de saber técnico e compensação não proporcional ao seu trabalho, o síndico morador tem maior risco de sobrecarga de trabalho, conflitos interpessoais e problemas na gestão.
- Síndico profissional: pessoa física, não morador, contratada como profissional autônomo para exercer a sindicância.Possui remuneração e contrato de prestação de serviços.Por ter formação e experiência técnica, além de não conviver com os inquilinos, tem maior capacidade de visão gerencial e possui imparcialidade nas tomadas de decisão. Pode custar mais, e realizar uma administração muito “genérica”, não adaptada às particularidades do condomínio.
- Administradora de condomínios: quando se contrata uma administradora de condomínios, temos uma empresa especializada, com diversos setores, para executar as rotinas administrativas, e satisfazer outras demandas.
É um apoio para o síndico, e age de maneira profissional, com ampla estrutura técnica, assessoria jurídica (para o condomínio, nunca para condôminos ou moradores), e pode facilitar enormemente a vida do síndico, caso seja uma empresa experiente e com sensibilidade para a gestão.
- Modelo híbrido: é claro, a administradora, como uma empresa especializada de apoio, pode prestar seus serviços para condomínios com síndicos moradores ou profissionais, e esse é o modelo mais recomendado, considerando as complexidades crescentes da vida em condomínio, e o volume de demandas financeiras e jurídicas, de regulamentação, dentre outras.
Principais responsabilidades da administração de condomínios
Vejamos agora quais são as principais responsabilidades da administração de condomínios, em detalhes.
Gestão financeira
A administradora pode realizar a gestão financeira do condomínio.
Isso inclui:
- elaborar e executar o orçamento;
- controle de receitas (taxas condominiais) e despesas (manutenção, limpeza, etc.); e
- prestar contas com regularidade e transparência.
Manutenção e infraestrutura
A administradora no apoio da gestão também deve organizar e dar suporte à manutenção e infraestrutura do condomínio, com:
– plano e execução de manutenções preventivas e corretivas;
– contratação de serviços terceirizados, como segurança, jardinagem, faxina, etc..
Gestão de pessoas
A gestão de pessoas também é foco do suporte da administradora.
O síndico sozinho raramente consegue dar conta de todas as questões de recursos humanos de um condomínio, e a administradora tem mais pessoas e especialistas no assunto, que podem ajudar com:
- contratações, treinamentos e supervisão de funcionários (zeladores, porteiros, faxineiros, etc).
- mediação de conflitos entre condôminos, condôminos e funcionários, etc.
- outras questões relativas às normas de saúde e segurança do trabalho, e direitos trabalhistas.
Cumprimento de normas e leis
Com a assessoria jurídica, a administradora de condomínios presta auxílio ao síndico para:
- garantir conformidade com Código Civil, convenção e regulamento interno;
- garantir a boa gestão das assembleias de condomínio (convocação, atas, votação, etc.)
Segurança e bem-estar
Aqui estamos falando especificamente da segurança e bem-estar dos moradores. Nesse sentido, a administradora age:
- auxiliando na implementação de medidas de segurança (portaria, câmeras, empresa especializada;
- promovendo iniciativas de convivência, como eventos, promoção da boa comunicação, etc.
O papel da administradora de condomínios
O papel da administradora de condomínios é dar suporte total à atuação do Síndico.
A responsabilidade final é sempre do síndico, que representa legalmente o condomínio, e pode responder na esfera civil, administrativa e até criminal, a depender do caso.
Portanto, a presença do síndico é obrigatória e suas responsabilidades decorrem diretamente do cargo. A administradora de condomínios é uma empresa especializada em termos técnicos, jurídicos, em recursos humanos, etc., para dar suporte e auxiliar o síndico na gestão condominial.
Ela facilita a vida do síndico ao organizar a papelada, lidar com questões burocráticas, fornecer ferramentas especializadas para a gestão de certas áreas, fornecer empresas terceirizadas credenciadas, assessoria jurídica qualificada, e assim por diante.
Tudo isso leva eficiência, segurança e tranquilidade ao síndico no seu trabalho de gestão.
O condomínio é altamente beneficiado, pois verá a aceleração de diversos processos, redução de erros, a comodidade na contratação e prestação de serviços, uma atuação 100% imparcial na mediação de conflitos, etc.
Falando nisso, vamos lançar luz sobre os desafios comuns na administração de condomínios.
Desafios comuns na administração de condomínios
Administrar condomínios é um desafio, ninguém se engana sobre isso.
O condomínio é uma empresa e, ao mesmo tempo, uma comunidade, uma microssociedade.
Existem problemas na convivência dos próprios moradores, e problemas associados aos seus processos organizacionais, muito específicos pela natureza mesma da empresa.
São alguns desafios comuns da administração de condomínios:
- a inadimplência e como enfrentá-la;
- conflitos entre moradores;
- falta de engajamento dos moradores quanto a cumprir regras e outras decisões relacionadas ao condomínio;
- questões emergenciais (vazamentos, corte de água e luz, falhas elétricas, etc.)
Por isso, ter o apoio de uma administradora de condomínios tecnicamente competente e com experiência pode fazer toda a diferença na vida do síndico e dos moradores.
Tendências e inovações na administração condominial
Sendo um campo em constante aprimoramento e expansão, a administração condominial também é tocada pelas novas tecnologias, tendências e inovações.
Confira o que se pode esperar para os próximos anos na gestão condominial!
- Uso de tecnologia: especialmente processos de automação e inteligências artificiais generativas, para qualificar os aplicativos próprios das administradoras, possibilitar assembleias virtuais e produção das atas, e aplicação de novos dispositivos de segurança nas portarias, como câmeras inteligentes, reconhecimento facial, dentre outros.
- Experiência do inquilino: toca também a modernização e avanço da segurança, criação de espaços de convivência mais interessantes, utilizando ou não tecnologia, eventos personalizados para nutrir o senso de comunidade e união dos moradores.
Essas tendências transformam a gestão de condomínios por um lado, facilitando e agilizando diversos processos, mas ao mesmo tempo exige dos profissionais uma nova formação, um mergulho nas novas ferramentas tecnológicas, especialmente as de automação e inteligências artificiais.
As novas tendências são novas maneiras de olhar para os problemas e resolvê-los; novas formas de encontro e comunicação virtuais, e de organização do espaço do condomínio como um espaço de comunidade.
Dessa maneira, todos os profissionais da área devem se atentar às novas tendências e inovações, acompanhando-as e colocando-se à frente na observação dos clientes: suas necessidades e seus desejos.
Conclusão
Uma administradora de condomínios é isto: uma empresa especializada para auxiliar o síndico na gestão condominial.
Contar com esse apoio pode fazer toda a diferença para facilitar a vida do síndico profissional e do morador.
Agilidade na resolução de problemas, novas formas de comunicação e conexão, aplicativos especializados, menos erros, e mais fluidez nos processos são resultados esperados do trabalho junto a uma administradora de condomínios competente.
E tu, síndico? Não anda precisando daquela mãozinha pra manter tudo em dia no teu condomínio?
Confira com a Aliança Condomínios: solicite uma proposta acessando esta página.
Somos especialistas em condomínios, com mais de 25 anos de experiência, temos o menor índice de inadimplência do estado do RS, e temos a maior nota de avaliação no Google.
Não fique na mão: a gente administra pra ti!
