Quando o assunto é a convivência coletiva, a palavra “comunicação” nos ocorre, naturalmente.
Em espaços condominiais, a vida coletiva é uma grande pauta, já que define essa modalidade habitacional, alguns processos próprios do condomínio, bem como seu estilo de vida.
Síndicos profissionais são figuras centrais da gestão condominial, e são responsáveis por:
- gestão financeira e prestação contas
- cumprimento da legislação
- manutenção de áreas comuns
- mediar conflitos
Todas essas questões devem ser tratadas e repassadas para condôminos e moradores de maneira clara e com transparência, para evitar atritos e conflitos desnecessários, e garantir uma convivência harmoniosa entre todos.
Neste artigo, tu vais entender como a comunicação entre síndicos e moradores de um condomínio pode ser melhorada.
Confira dicas fundamentais e práticas para aplicar o quanto antes!
Canais de comunicação mais eficientes
A nossa comunicação, especialmente nos dias atuais, não se dá somente de maneira verbal/oral.
Utilizamos diversos formatos e canais de comunicação, nos moldando à eficiência do canal em si, e ao público-alvo das informações.
Quais canais podem ser utilizados pelo síndico para se comunicar com os moradores?
- Aplicativos de mensagens (em grupo ou privado): o WhatsApp e Telegram, aplicativos de mensagem mais populares, podem ser utilizados para avisos mais informais, manifestações sobre questões urgentes, enquetes, e também para informativos digitais.
É importante definir se o grupo será totalmente aberto (qualquer um pode enviar mensagens), ou se é necessário escolher alguns administradores responsáveis pelo envio das mensagens, para assegurar a comunicação objetiva.Os grupos são muito úteis, mas devem ter regras de utilização claras.
- E-mails: e-mails podem ser usados para realizar comunicações mais formais, pois demandam um formato mais organizado, fixo, e podem conter anexos, etc. Pode-se usar e-mail para pedir atualização de cadastro, repassar as atas de reuniões, solicitações, registrar reclamações e documentar tudo isso.
- Assembleias e reuniões presenciais: as assembleias são momentos formais para deliberação e tomadas de decisão. Aqui no blog temos um artigo completo sobre o tema.
- Murais de avisos: os tradicionais e ainda muito úteis murais físicos de avisos são uma forma efetiva de chamar a atenção dos moradores para informações, principalmente àqueles que não têm costume de acessar e-mail e outros canais.
- Informativos digitais: boletins e newsletters são feitos geralmente ao fim do mês, com um resumo de tudo que foi realizado no período. Pode ser em formato de panfleto online, por e-mail, etc.
Manter uma rotina organizada dos informativos é fundamental. Além disso, é preciso considerar o público-alvo para investir mais em um ou outro canal de comunicação.
O síndico profissional deve ter abertura para acolher feedbacks dos moradores sobre a efetividade dos métodos e o fluxo de comunicação.
Mas, além de ter os meios (canais) adequados para comunicar, o conteúdo e o tom de voz também devem ir ao encontro dos moradores, informando com clareza e respeito.
Boas práticas para melhorar a comunicação
Algumas práticas são formas garantidas de melhorar a comunicação, principalmente quando se trata de passar informações importantes.
Num condomínio, a pluralidade de pessoas faz com que essas práticas sejam ainda mais necessárias.
Confira.
Clareza e objetividade nas mensagens
As mensagens devem ser passadas de forma clara e, se possível, não deixando nenhuma margem para má interpretação e engano.
Exemplo: tu é síndico e quer avisar às pessoas que a obra da garagem irá iniciar, e que procedimentos devem ser feitos para garantir seu sucesso.
Você pode mandar por e-mail:
“Prezados moradores,
Informo que fechamos o contrato e a reforma na garagem irá começar. Peço que retirem seus veículos antes do início da obra para evitar transtornos.
A reforma irá começar em breve e pode levar semanas. Conto com a compreensão de todos.
Atenciosamente.”
Mas… Quando e que horas é o “início dos trabalhos”? Vão retirar os veículos e colocar onde? Que dia é “em breve”? “Algumas semanas” significa o quê?
Todas essas informações ficaram em aberto.
Agora, veja um e-mail claro e objetivo, que inclui todas as informações necessárias:
“Prezados moradores,
A reforma da garagem terá início no dia 10 de abril (quarta-feira) e será concluída até 30 de abril (terça-feira). Durante esse período, o acesso à garagem estará bloqueado.
Peço que todos os veículos sejam retirados até o dia 9 de abril (terça-feira), até as 22h, sem exceções.
Para estacionamento alternativo, sugiro utilizar as vagas da área externa do condomínio, ou estacionamentos próximos (já negociei desconto para os moradores nesse período; aguardem informações em próxima comunicação).
Agradeço a compreensão e estou à disposição para dúvidas.
Atenciosamente.”
Perceba como a coisa muda de figura! O síndico se adianta para esclarecer, com exatidão, quando começa a reforma e quando termina; até quando os veículos precisam ser retirados; dá informações sobre os estacionamentos alternativos.
Ou seja, já antecipa as possíveis dúvidas e já as esclarece de antemão.
Se mandasse o primeiro e-mail, quantas respostas tu não receberia questionando tudo isso?
A falta de comunicação clara e objetiva gera estresse, gasto de tempo, e prejudica a relação entre síndico e morador.
Cordialidade e respeito
As regras básicas para uma comunicação respeitosa valem até hoje!
“Por favor”, “por gentileza”, “obrigado”, “atenciosamente”, e etc, ainda são muito efetivos para garantir a cordialidade, o respeito, e a leveza da comunicação.
Além disso, evite o tom agressivo e impessoal, mesmo quando se trata de problemas, cobranças, e de repetições de informações anteriores. A comunicação cordial reduz os conflitos e atritos, e aumenta a boa vontade e colaboração entre síndico e moradores.
Ser direto não significa ser grosseiro.
Escolher palavras gentis, assertivas, e manter um tom neutro ajuda a construir um ambiente mais harmonioso no condomínio.
Disponibilize um local específico para reclamações
Isso é muito importante. Frequentemente, com a presença de grupos de WhatsApp, principalmente em que todos podem falar, diversas discussões sobre questões polêmicas e reclamações acabam ocorrendo.
Como síndico, tu deve estabelecer um local específico para reclamações, para organizar e tratar das questões com objetividade e certo nível de confidencialidade, pois alguns problemas são melhores resolvidos de maneira privada.
O e-mail é uma indicação de solução, mas tu podes adaptar e disponibilizar qualquer outro canal para esse fim.
Conclusão
Não existe relação sem comunicação.
Um síndico de condomínio deve dominar técnicas e práticas eficientes de comunicação para economizar tempo, evitar atritos e desgastes desnecessários, e tornar o ambiente condominial mais harmonioso.
Afinal, ele precisa prestar contas, informar sobre reformas e manutenções, alinhar procedimentos e mediar conflitos.
É importante entender o seu público-alvo, os moradores do condomínio, para selecionar que tipos de canais e que tipo de tom de voz e estilo será mais eficaz para transmitir informações e resolver conflitos.
Prezar pela cordialidade, respeito, e até humor em certos momentos, é fundamental, para dar leveza, acolhimento e sensação de pertencimento ao morador.
Gostou das dicas?
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