Um condomínio não é uma empresa propriamente dita, mas deve ser tratado como tal.
A saúde financeira do teu condomínio deve ser uma prioridade, já que, se ela estiver prejudicada, a desordem se instaura. Além disso, ela é obrigatória por lei (Artigo 1.350 do Código Civil)
Vamos ser diretos contigo: não são os imprevistos que abalam as finanças de um condomínio, e sim a ausência do controle e planejamento financeiro.
Registrar, organizar e prever as contas condominiais é fundamental para que tu tenhas em mãos o padrão das receitas e despesas, e perceba quando algo está em desequilíbrio.
Geralmente, um grande problema financeiro dentro de um condomínio vai deixando sinais a cada mês, entretanto a falta de um sistema de organização e a ausência de um Planejamento Orçamentário qualificado impedem que o síndico tome consciência desses problemas o quanto antes.
Estruturar bem o Orçamento Condominial é uma atitude estratégica, que previne problemas diversos, a curto, médio e longo prazo, organiza as prioridades, e dá ao síndico liberdade e tranquilidade para cuidar das outras demandas.
Neste artigo, tu vais entender o que é o Orçamento Condominial, seus benefícios, como construí-lo, e como inseri-lo na rotina da sua gestão, contando com o auxílio de uma Administradora competente.
Os sinais que indicam que uma crise financeira pode surgir
Primeiro, vamos tocar nos sinais, muitas vezes velados, de que uma crise financeira está à espreita do teu condomínio.
Atrasos frequentes no pagamento de contas
Em primeiro lugar, é claro, os atrasos nos pagamentos de contas.
Talvez por inadimplência dos moradores, por falta de organização ou de estratégias mais efetivas para realizar os pagamentos em dia, teu condomínio pode estar em risco se está pagando as contas em atraso.
Pagamentos atrasados geram juros, parcelamentos, e outras situações que podem complicar a vida do síndico.
Caso isso esteja acontecendo na tua gestão, preste atenção aos próximos passos!
Alta inadimplência sem plano de ação
Inadimplência é uma realidade comum em todo condomínio, infelizmente.
Síndicos e administradoras lutam arduamente para diminuir as taxas de inadimplência, e nem sempre obtêm sucesso.
A inadimplência crônica e a falta de recursos efetivos para saná-la colocam o condomínio em risco de colapso financeiro.
Portanto, o síndico deve possuir um plano de ação estratégico para estimular o pagamento das cotas atrasadas, e prevenir a inadimplência no futuro.
Pode ser altamente estressante lidar com condôminos inadimplentes: por isso, sempre recomendamos que tu, síndico, considere contratar uma administradora especializada, com assessoria jurídica forte, para abordar e resolver questões como essas com tranquilidade e agilidade.
Reservas muito baixas ou inexistentes
Por fim, a ausência de um fundo de reservas é mais um sinal de que o condomínio possa estar em perigo financeiro.
Todo condomínio (assim como toda família e toda empresa) deve ter um fundo de reserva para emergências e imprevistos, sem comprometer o fluxo de caixa.
Se o teu condomínio está com reservas baixas, instáveis ou inexistentes, entenda a seguir como fazer para organizar e estabelecer de uma vez por todas as tuas reservas!
Como estruturar um orçamento condominial à prova de imprevistos
Síndico, não pense na Previsão Orçamentária Condominial como um monte de planilhas, papelada e dor de cabeça.
Precisa de planilha para a previsão? Sim, precisa. Precisa de papelada, pastas (digitais e físicas)? Certamente. Mas isso pode ser feito de forma tranquila, em menos tempo do que tu imaginas e, na verdade, vai prevenir as tuas dores de cabeça.
Não é tão complicado assim: basta decidir encarar o desafio e colocar as mãos à obra!
Agora, vamos te mostrar alguns passos básicos para estruturar um Orçamento Condominial sólido, que te acompanhará por todo o ano, e te dará muito mais alegrias que tristezas.
Previsão realista de receitas e despesas
A Previsão Orçamentária Condominial é estruturada para um ano.
Para qualificá-la e torná-la um instrumento verdadeiro de apoio da tua gestão, comece assim:
Retome o histórico de contas do condomínio
Retome o histórico de no mínimo um ano do teu condomínio. Se for possível retomar os dados de dois anos atrás, melhor ainda.
Organize as contas e produza uma visão geral das receitas e despesas, imprevistos, fundos de reserva, e etc.
Se tu não tens ainda nenhum dado financeiro, é o histórico que irá te dar uma base para calcular as contas do próximo ano.
Conte com uma Administradora competente
Para isso, e para os passos seguintes, considere contratar uma Administradora de Condomínios Especialista, como a Aliança!
Realizar a gestão condominial é um desafio, e toda ajuda é bem-vinda.
Contratar uma Administradora competente tem ótimo custo-benefício, considerando a tranquilidade e a facilidade com que tu irá desenvolver diversos processos, contando com o apoio da administradora.
Separe as contas em categorias pertinentes e calcule a média
As categorias comuns são: funcionários ou folhas de pagamento, manutenções, consumo, despesas administrativas, materiais, e “diversos” ou “outros”.
Extraia as categorias das contas passadas, e estruture-as para prever o próximo ano. Separe-as também em Gastos Fixos e Gastos Variáveis.
O importante aqui é manter essas contas realistas, baseadas nos dados, históricos de gastos, contratos atualizados, reajustes previstos, etc. Tome cuidado com o otimismo excessivo e esteja sempre preparado para um imprevisto.
Considere a inadimplência
Com base na tua situação atual, veja quanto de inadimplência será preciso esperar durante o ano, e em que meses ela se manifestará.
Preveja as contas do próximo ano
Agora é a hora de ser detalhista: dentro das categorias maiores, seja o mais detalhista possível e anote cada gasto.
Utilize o índice Geral de Preços de Mercado (IGPM) e coloque o preço previsto de cada coisa; quando na dúvida, arredonde para cima, e não para baixo.
Aqui é o momento da planilha: descrições, preços, cálculos e gráficos te ajudarão a ter uma noção mais sólida de como ficou a previsão.
Uma Administradora de Condomínio eficiente possui profissionais especialistas e ferramentas qualificadas e validadas para essa etapa.
Criação e manutenção do fundo de reserva
O percentual fixo para o fundo de reserva vai de 5% a 10% das cotas: implemente-o fundo com regras claras para uso e reposição.
O fundo de reserva pode servir para obras emergenciais, reformas estruturais, pagamento de franquias de seguro e até para cobrir déficits temporários de caixa em caso de inadimplência alta
Revisão periódica do orçamento
A Previsão Orçamentária Anual não deve ser um documento fixo. Ela deve ser adaptada conforme novos dados aparecem, conforme os contratos mudam, ocorrem emergências, etc. Variações da inadimplência também precisam ser consideradas.
Portanto, para garantir a flexibilidade necessária, indica-se a revisão do orçamento a cada três ou quatro meses.
Esses passos básicos te ajudarão a recolher os documentos necessários e estruturar a sua Previsão Orçamentária Anual de maneira detalhada, acessível e estrategicamente forte.
O papel da administradora na saúde financeira do condomínio
Diversos pontos fazem da Administradora de Condomínios a solução ideal para equilibrar a saúde financeira de um condomínio:
- acompanhamento profissional das receitas e despesas: o departamento financeiro te dará todo suporte humano e material para acompanhar as receitas e despesas e produzir o planejamento orçamentário do teu condomínio.
- emissão de relatórios: a administradora possui ferramentas especializadas para produzir relatórios e dar uma visão mais clara para o síndico, regularmente, sobre como andam suas contas.
- apoio direto no planejamento e projeções: os consultores diretos do síndico auxiliam pessoalmente no planejamento e projeções orçamentárias, contando com um experiência, e um robusto aparato técnico.
- estratégias contra inadimplência: a administradora pode tomar a iniciativa no combate à inadimplência, ajustando as punições previstas, e estabelecendo formas mais efetivas de estímulo ao pagamento em dia.
- suporte jurídico: o setor jurídico da administradora é 100% preparado para lidar com todas as demandas do condomínio. Assim, para toda questão que envolver o fundo de reserva, inadimplência, e assembleia, e demandar uma atuação jurídica, o assessor estará lá.
A gestão profissional fornecida pela Administradora agiliza, sistematiza e fortalece todos os processos da gestão condominial.
Aqui na Aliança, entendemos que, uma vez que as burocracias estão em nossas mãos, deixamos o síndico livre para cuidar da convivência, para se aproximar dos moradores, para ser criativo e desenvolver seu trabalho de forma mais rica e efetiva.
O planejamento financeiro e previsão orçamentária condominial é uma prioridade e deve ser compartilhada com a Administradora.
Conclusão
Um planejamento orçamentário condominial bem elaborado previne problemas, tranquiliza o síndico e os moradores, e leva melhorias ao condomínio.
Ser mais pessimista do que otimista com relação ao dinheiro, ser muito detalhista, ter aquela paciência com as planilhas e papeladas, pode te ajudar muito, síndico!
Mas, é claro, contar com o suporte especializado e profissional de uma Administradora de Condomínios é o mais indicado.
Na Aliança, temos consultores, utilizamos ferramentas exclusivas e acreditamos numa gestão voltada aos resultados.
Para facilitar a organização financeira, fornecemos uma Pasta Digital com as principais despesas, 100% de transparência com relação às contas, equipe jurídica especializada e chat das 8h até as 00h para te atender.
A Aliança Condomínios tem o MENOR índice de inadimplência do estado: 5,3%. Esse é o nosso maior orgulho.
Por isso, queremos levar toda essa tranquilidade e efetividade para muito mais síndicos e seus condomínios.
Não espere mais, tchê! Fale conosco e peça uma proposta!
